Как вести учет заявок в ЖКХ

1. Бумажный и электронный учет заявок

2. Типы заявлений в управляющую компанию

3. Способы подать заявку в аварийно-диспетчерскую службу

4. Учет заявок через аварийно-диспетчерскую службу в 1С: Сайт ЖКХ

4.1 Возможности сайта по работе с заявками

4.2 Доступ к системе аварийно-диспетчерской службы для жильцов

Житель оставляет заявки в управляющую компанию (УК) о проблемах с водоотведением или отоплением, неисправной сантехнике или неработающем освещении в подъезде. Управляющая организация должна сразу зафиксировать информацию по требованию жильца и запланировать соответствующие работы.

Для компании важно владеть информацией о входящих обращениях и давать оценку результативности работы по заявкам. Это нужно для улучшения качества обслуживания жильцов и повышения лояльности к управляющей организации.

Бумажный и электронный учет заявок

Заявки жильцов обрабатывают работники коммунальной организации. Обработка происходит через бумажный журнал заявок или через программное обеспечение, например, встроенную систему аварийно-диспетчерской службы в программе 1С ЖКХ.

Ведение бумажного журнала учета заявок отнимает время и требует дополнительных ресурсов.

Поиск информации на носителях, которые ведутся вручную, занимает больше времени. Как следствие, компания теряет клиентов и деньги.

Программа учета заявок освобождает от непродуктивной работы, давая возможность обработать большее количество обращений.

Преимущества электронного учета:

• Заявки регистрируются и хранятся в электронном журнале.

• Управляющая компания видит всю информацию по заявкам:

• дата и время создания,

• адрес и контакты обратившегося жильца,

• предполагаемые сроки исполнения заявки,

• кто назначен исполнителем,

• статус.

• Быстрый поиск нужной заявки.

• Быстрое создание новой заявки.

• Формирование аналитических отчетов.

• Экспорт и печать стандартного бумажного журнала, который удобно предоставить жильцам и проверяющим органам. Создается на основе заявок, занесенных в программу.

Переход на электронный учет заявок поможет руководителям повысить эффективность управления жилым фондом, увеличить производительность работы исполнителей, оперативно анализировать информацию по заявкам и повысить лояльность жителей.

Типы заявлений в управляющую компанию

Правовые отношения собственников с управляющей компанией закреплены договором, который заключается в двустороннем порядке (Постановление правительства № 491).

Подать заявление в управляющую компанию можно по волнующим вопросам:

• Качество услуг. Согласно договору управляющая компания обязана обеспечивать содержание и ремонт подотчетного имущества, а также предоставлять услуги владельцам квартир. Если горячая вода недостаточно горяча и отопление не греет, в подъезде грязно и забит мусоропровод, владелец вправе требовать исправить это.

• Неисправное техническое оборудование. Сюда относят неработающие лифты и батареи в подъездах, текущие краны. Неисправности УК обязана замечать и устранять в сроки, прописанные в постановлении Госстроя РФ №170.

• Информирование о работе управляющей организации. Управляющие компании оказывают услуги жителям домов. Потребители хотят быть в курсе деталей работы организации. Порядок раскрытия информации о действиях УК закреплен законодательством (Постановление Правительства РФ №731).

• Ремонт здания. УК обязана вовремя организовывать капитальный и косметический ремонт дома. Поводом для заявки будут текущие крыши, аварийное состояние подъезда, разбитые окна (Статьи 39 и 156 Жилищного Кодекса РФ).

• Контроль за внутриквартирным оборудованием. Управляющая компания контролирует состояние технического оборудования, которое находится в квартирах: проверяет счетчики воды и газа.

• Перерасчет платы за оказанные услуги. Перерасчет за оказанные услуги происходит в двух случаях:

• услуги не соответствуют нормам;

• владелец отсутствовал по месту регистрации больше 5 полных календарных дней подряд.

Во втором случае нужно подтвердить отсутствие владельца документально и обратиться с заявлением об уменьшении оплаты за услуги (Постановление Правительства РФ №354).

Способы подать заявку в аварийно-диспетчерскую службу

Есть три способа подачи заявки:

Способ 1. Позвонить по телефону

Позвонить по многоканальному телефону единой диспетчерской службы региона и оставить заявку. Заявка будет передана исполнителю, который свяжется для определения деталей работы.

Способ 2. Через мобильное приложение

Управляющая организация использует мобильное приложение «ЖКХ: Личный кабинет», которое скачивают жители. Из приложения заявки передаются в несколько кликов.

Способ 3. Через личный кабинет на сайте

Жителям нужно зарегистрироваться в личном кабинете на сайте ЖКХ. В дальнейшем подавать заявки можно через личный кабинет.

Учет заявок через аварийно-диспетчерскую службу в 1С: Сайт ЖКХ

Система аварийно-диспетчерской службы в 1С: Сайт ЖКХ поможет управляющим компаниям поддерживать взаимодействие с жителями, повышать качество выполнения услуг и экономить время.

Возможности сайта по работе с заявками

• регистрация заявок от жителей на проведение работ;

• разделение по категориям, типам работ, статусам;

• распределение, передача запросов на исполнение;

• определение сроков выполнения работ;

• назначение исполнителей;

• контроль за исполнением;

• оповещения жильцам при помощи:

• составление нарядов заказов;

• списание материалов по итогу работ;

• фильтрация заявок по адресу, периоду и прочим параметрам;

• учет времени проведения работ;

• планирование работ и количества расходного материала;

• составление отчетов:

• по заявкам;

• по работе сотрудников;

• по расходу материалов.

Доступ к системе аварийно-диспетчерской службы для жильцов

Жителю удобнее подать заявку из личного кабинета Сайта ЖКХ, не приходя лично в офис управляющей организации или не дожидаясь соединения с диспетчером по телефону. Это не займет много времени.

Вы узнали, какие есть способы для учета заявок при управлении жилым фондом. Чтобы было легче работать с заявками жителей, выбирайте автоматизированные методы.

Дата обновления материала: июль 2019.

Вам также может быть интересно: Личный кабинет для жильцов
Как побудить жителей вовремя оплачивать услуги ЖКХ
Программа расчетов ЖКХ

Дополнительные продукты ЖКХ:

• Программа 1C: Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК
• Сайт с личными кабинетами для жильцов 1С: Сайт ЖКХ
• Мобильное приложение ЖКХ: Личный кабинет

Журнал регистрации аварийных заявок. Форма N 25Э

Главная / Образцы / Журнал / На странице представлен образец бланка документа «Журнал регистрации аварийных заявок. Форма N 25Э» с возможностью скачать его в формате DOC и PDF. Тип документа: Журнал
Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
Размер файла документа: 3,1 кб

Бланк документа

Посмотреть
все страницы
в галерее

Скачать образец документа

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Утверждена Приказом Министерства энергетики Российской Федерации от 27 июня 2003 г. N 259

Форма 25Э

___________________________________________ Срок хранения: (наименование эксплуатационной организации) 5 лет

ЖУРНАЛ

РЕГИСТРАЦИИ АВАРИЙНЫХ ЗАЯВОК

Том N _________________

С N ______ по N _______

Начат _________ 200_ г.

Окончен _______ 200_ г.

Всего листов __________

—-T————T——T——T————————————T—-T——T—————————T—-T——T——¬ ¦ N ¦Дата поступ-¦Адрес ¦Со- ¦ Исполнитель заявки ¦Ха- ¦За- ¦ Заявки (работы), ¦Под-¦Дата и¦Под- ¦ ¦п/п¦ления заявки¦и фа- ¦дер- ¦ ¦рак-¦пись ¦переданные в другие службы¦пись¦время ¦пись ¦ ¦ +——T——+милия ¦жание+——T——T—-T——T——T——+тер ¦о вы-+——T———T———-+ ¦испол-¦дежур-¦ ¦ ¦число,¦часы,¦заяви-¦заяв-¦Ф.И.О.¦время¦под-¦время¦время¦дата и¦ава-¦пол- ¦дата и¦наимено-¦ Ф.И.О. ¦ ¦нения ¦ного ¦ ¦ ¦месяц ¦мину-¦теля, ¦ки ¦ ¦полу-¦пись¦выез-¦при- ¦время ¦рии ¦нен- ¦время ¦вание ¦принявшего¦ ¦работ ¦о за- ¦ ¦ ¦ ¦ты ¦N те- ¦ ¦ ¦чения¦ ¦да ¦бытия¦испол-¦ ¦ных ¦пере- ¦службы ¦ заявку ¦ ¦ ¦крытии¦ ¦ ¦ ¦ ¦лефона¦ ¦ ¦заяв-¦ ¦ ¦на ¦нения ¦ ¦рабо-¦дачи ¦ ¦ ¦ ¦ ¦заявки¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ки ¦ ¦ ¦место¦заявки¦ ¦тах ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L—+——+——+——+——+——+——+—-+——+——+——+—-+——+——+———+———-+—-+——+——-

Примечание. Нумерацию (порядковый номер) заявок производить с начала года.

Сохраните этот документ сейчас. Пригодится. Вы нашли то что искали? * Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам! Смежные документы

• Журнал: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Журнал» по всему сайту
• «Журнал регистрации аварийных заявок. Форма N 25Э».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

• Журнал регистрации свидетельств об аккредитации отборщиков проб из партий семян лесных растений в зоне деятельности зональной лесосеменной станции
• Журнал регистрации судебных извещений (определений, повесток, уведомлений и телеграмм) о назначении даты судебных заседаний по заявлениям об оспаривании постановлений, действий (бездействия) должностных лиц структурного подразделения Управления Федеральной службы судебных приставов по Московской области
• Журнал регистрации пропусков на ввоз (вывоз) товара. Специализированная форма N 34-ОТ
• Журнал регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары. Унифицированная форма N ТОРГ-7
• Журнал регистрации счетов поступления товаров по группам. Форма N А-1.8
• Журнал регистрации постановлений о проведении таможенного контроля после выпуска товаров и транспортных средств
• Журнал регистрации выдачи доверенностей на ведение договорной работы в Вооруженных Силах Российской Федерации
• Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста. Унифицированная форма N КМ-5
• Журнал регистрации заявлений получателей адресной социальной помощи за счет средств Пенсионного фонда Российской Федерации
• Журнал регистрации приема граждан в Федеральном агентстве воздушного транспорта

Артикул 00007459

Журнал
учета заявок собственников и пользователей помещений
в многоквартирном доме
Форма: Журнал учета заявок собственников и пользователей помещений в многоквартирном доме (Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2016)
Аварийно-диспетчерская служба обязана обеспечить хранение указанного журнала в занимаемом этой службой помещении и ознакомление по желанию собственников и пользователей помещений в многоквартирных домах, в отношении которых эта служба осуществляет аварийно-диспетчерское обслуживание, с внесенными в журнал учета заявок записями.
Информация для сведения:
В соответствии с п. 17 Правил осуществления деятельности по управлению многоквартирными домами, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.05.2013 N 416, аварийно-диспетчерская служба осуществляет прием и выполнение заявок собственников и пользователей помещений в многоквартирных домах. Заявки принимаются при непосредственном обращении в аварийно-диспетчерскую службу, в том числе посредством телефонной связи, а также с помощью прямой связи по переговорным устройствам, устанавливаемым в подъездах многоквартирных домов и кабинах лифтов, или других возможных средств связи.
Регистрация заявок осуществляется в журнале заявок собственников и пользователей помещений в многоквартирных домах или в автоматизированной системе учета таких заявок (при ее наличии).
Журнал учета заявок
должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен печатью аварийно-диспетчерской службы.
Аварийно-диспетчерская служба обязана обеспечить хранение указанного журнала в занимаемом этой службой помещении и ознакомление по желанию собственников и пользователей помещений в многоквартирных домах, в отношении которых эта служба осуществляет аварийно-диспетчерское обслуживание, с внесенными в журнал учета заявок записями.
ВАЖНО: Журнал НЕ прошнурован, а лишь подготовлен для шнуровки: журнал имеет сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала. Все страницы журнала пронумерованы

25.02.2019 | Новое в деятельности аварийно-диспетчерских служб

Постановлением Правительства РФ от 27 марта 2018 г. № 331 были внесены поправки в ряд актов Правительства РФ. В числе прочего были изменены некоторые нормы, регулирующие деятельность аварийно-диспетчерских служб. Ряд указанных изменений вступает в силу с 01 марта 2019 года. Подавляющая часть ПП РФ от 27.03.2018 №331 содержит поправки в Правила осуществления деятельности по управлению многоквартирными домами, утвержденные ПП РФ от 15 мая 2013 г. № 416 (далее – Правила № 416).

Так, в новой редакции п. 10 Правил № 416 более подробно раскрыт предмет деятельности аварийно-диспетчерской службы. Теперь аварийно-диспетчерская служба осуществляет:

1) повседневный (текущий) контроль за работой внутридомовых инженерных систем многоквартирных домов;

2) контроль качества коммунальных ресурсов на границе раздела элементов внутридомовых инженерных систем и централизованных сетей инженерно-технического обеспечения;

3) круглосуточную регистрацию и контроль выполнения в сроки, установленные пунктом 13 Правил № 416, заявок собственников и пользователей помещений в многоквартирных домах по вопросам, связанным с предоставлением коммунальных услуг, содержанием общего имущества в многоквартирном доме, оказанием услуг и выполнением работ по содержанию и ремонту общего имущества в многоквартирном доме, а также об устранении неисправностей и повреждений внутридомовых инженерных систем и исполнении иных обязательств управляющей организации, предусмотренных договором управления многоквартирным домом, иных обязательств товарищества или кооператива по управлению многоквартирным домом;

4) принимает оперативные меры по обеспечению безопасности граждан в случае возникновения аварийных ситуаций или угрозы их возникновения.

Расширен перечень обязанностей аварийно-диспетчерской службы. Обратим внимание, что изменения регламентируют не только обязанности, но и четкие сроки их выполнения. Согласно п. 13 Правил № 416 аварийно-диспетчерская служба обеспечивает:

1) ответ на телефонный звонок собственника или пользователя помещения в многоквартирном доме в аварийно-диспетчерскую службу в течение не более 5 минут, а в случае необеспечения ответа в указанный срок — осуществление взаимодействия со звонившим в аварийно-диспетчерскую службу собственником или пользователем помещения в многоквартирном доме посредством телефонной связи в течение 10 минут после поступления его телефонного звонка в аварийно-диспетчерскую службу либо предоставление технологической возможности оставить голосовое сообщение и (или) электронное сообщение, которое должно быть рассмотрено аварийно-диспетчерской службой в течение 10 минут после поступления;

2) локализацию аварийных повреждений внутридомовых инженерных систем холодного и горячего водоснабжения, водоотведения и внутридомовых систем отопления и электроснабжения не более чем в течение получаса с момента регистрации заявки;

3) ликвидацию засоров внутридомовой инженерной системы водоотведения в течение двух часов с момента регистрации заявки;

4) ликвидацию засоров мусоропроводов внутри многоквартирных домов в течение 2 часов с момента регистрации заявки, но не ранее 8 часов и не позднее 23 часов при круглосуточном приеме заявок;

5) подачу коммунальных услуг при аварийных повреждениях внутридомовых инженерных систем холодного и горячего водоснабжения, водоотведения и внутридомовых систем отопления и электроснабжения в срок, не нарушающий установленную жилищным законодательством Российской Федерации продолжительность перерывов в предоставлении коммунальных услуг;

6) устранение аварийных повреждений внутридомовых инженерных систем холодного и горячего водоснабжения, водоотведения и внутридомовых систем отопления и электроснабжения в срок не более 3 суток с даты аварийного повреждения.

Установлено, что аварийно-диспетчерская служба в течение получаса с момента регистрации заявки должна проинформировать собственника или пользователя помещения в многоквартирном доме о планируемых сроках исполнения заявки. А в случае аварийных повреждений внутридомовых инженерных систем холодного и горячего водоснабжения, водоотведения и внутридомовых систем отопления аварийно-диспетчерская служба также информирует орган местного самоуправления муниципального образования, на территории которого расположен многоквартирный дом, о характере аварийного повреждения и планируемых сроках его устранения.

Новыми нормами определено, что осуществление аварийно-диспетчерского обслуживания в соответствии с требованиями Правил № 416 – обязанность именно управляющих организаций, ТСЖ, ЖСК.

Пункт 13 Правил № 416 также устанавливает, что выполнение заявок об устранении мелких неисправностей и повреждений осуществляется в круглосуточном режиме в соответствии с согласованными с собственником или пользователем помещения в многоквартирном доме, направившим заявку, сроком и перечнем необходимых работ и услуг.

Отдельно отмечается, что работа аварийно-диспетчерской службы должна осуществляться в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации, направленными на обеспечение тишины и покоя граждан.

Аварийно-диспетчерская служба осуществляет оперативный контроль сроков, качества исполнения поступивших заявок с использованием инструментов фотофиксации, оперативных и периодических опросов собственников и пользователей помещений в многоквартирном доме на предмет качества исполнения поступивших заявок. Результаты контроля вносятся в журнал учета заявок или государственную информационную систему жилищно-коммунального хозяйства в случае ведения журнала учета заявок в данной системе (п. 7(4) Правил № 416).

Пунктом 17 Правил № 416 установлено новое наименование журнала заявок собственников, который теперь называется Журнал учета заявок собственников и пользователей помещений в многоквартирных домах. Правила ведения и хранения журнала остались прежними. В автоматизированной системе учета таких заявок можно использовать запись телефонного разговора с собственником.

Более подробно регламентирован сам процесс приема заявки в случае поступления звонка в аварийно-диспетчерскую службу.

Так, при поступлении заявки аварийно-диспетчерская служба выясняет причины, характер обращения и принимает оперативные решения о взаимодействии с иными аварийно-ремонтными службами. Сведения о принятом решении фиксируются в журнале учета заявок или государственной информационной системе жилищно-коммунального хозяйства в случае ведения журнала учета заявок в данной системе. Аварийно-диспетчерская служба организует исполнение поступившей заявки в сроки, установленные пунктом 13 Правил № 416 (п. 17(1) Правил № 416).

Также при регистрации заявки аварийно-диспетчерская служба сообщает собственнику или пользователю помещения в многоквартирном доме, обратившемуся с заявкой, ее регистрационный номер и сведения о регламентных сроках и мероприятиях по исполнению заявки (п. 17(2) Правил № 416).

Введено требование к обеспечению сотрудников аварийно-диспетчерских служб необходимым оборудованием для возможности обеспечения своевременной ликвидации аварийных повреждений. Так, пунктом 17(3) Правил № 416 установлено, что при осуществлении аварийно-диспетчерского обслуживания должны обеспечиваться безопасность жизни и здоровья людей и животных, окружающей среды, сохранность имущества собственников помещений в многоквартирном доме. Сотрудники аварийно-диспетчерской службы, осуществляющие выезды для исполнения заявок, должны быть обеспечены необходимыми средствами, в том числе оборудованием и материалами, для исполнения заявки. В случае если исполнение заявки требует доступа сотрудника аварийно-диспетчерской службы в помещение в многоквартирном доме, аварийно-диспетчерская служба информирует собственника или пользователя такого помещения о планируемой дате и времени начала исполнения заявки, причинах необходимости предоставления доступа в помещение, а также о фамилии, имени, отчестве (при наличии) сотрудника (сотрудников) аварийно-диспетчерской службы, который будет осуществлять исполнение заявки. Сотрудник аварийно-диспетчерской службы обязан иметь при себе служебное удостоверение, опознавательный знак (бейдж, нашивка на одежду и др.) с указанием названия организации, фамилии, имени, отчества (при наличии) и профессиональной специализации, а также одноразовые бахилы.

Необходимо отметить, что для управляющих организаций неисполнение п. 13 Правил № 416, приведенного выше, является грубым нарушением лицензионных требований. Так, в соответствии с пп. «з» п. 4(1) Положения о лицензировании предпринимательской деятельности по управлению многоквартирными домами, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28 октября 2014 г. № 1110 (далее – Положение о лицензировании), к грубым нарушениям лицензионных требований относятся нарушение лицензионного требования предусмотренного подпунктом «б» пункта 3 настоящего Положения, в части нарушения лицензиатом требований к осуществлению аварийно-диспетчерского обслуживания, предусмотренных пунктом 13 Правил осуществления деятельности по управлению многоквартирными домами, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 мая 2013 г. № 416 «О порядке осуществления деятельности по управлению многоквартирными домами» .

На настоящий момент отдельного состава правонарушения «грубое нарушение лицензионных требований» в КоАП РФ не содержится, до внесения соответствующих изменений возможно привлечение к ответственности по ст. 14.1.3 КоАП. Привлечение по указанной статье может привести к наложению административного штрафа на должностных лиц в размере от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей или дисквалификацию на срок до трех лет; на индивидуальных предпринимателей — от двухсот пятидесяти тысяч до трехсот тысяч рублей или дисквалификацию на срок до трех лет; на юридических лиц — от двухсот пятидесяти тысяч до трехсот тысяч рублей.

Однако, пунктом 4(2) Положения о лицензировании грубое нарушение лицензионного требования в части нарушения лицензиатом требований к осуществлению аварийно-диспетчерского обслуживания, предусмотренных пунктом 13 Правил № 416, отнесено к тем видам грубых нарушений лицензионных требований, при повторном совершении которых лицензиатом в течение 12 месяцев со дня назначения административного наказания сведения о многоквартирных домах, в отношении которых такие грубые нарушения лицензионных требований совершены, подлежат исключению из реестра лицензий субъекта РФ.

Таким образом, с 01 марта 2019 г. вводятся новые требования к деятельности аварийно-диспетчерских служб, расширяется перечень их обязанностей, регламентируются сроки выполнения тех или иных работ. Новые поправки, по мнению их авторов, позволят более эффективно реагировать на сообщения собственников и минимизировать последствия аварийных ситуаций в случае их возникновения. Вместе с тем, вполне вероятно, что ряду организаций придется дополнительно обучать своих сотрудников действовать в соответствии с нововведениями, а также обеспечить их всем необходимым оборудованием (если этого не было сделано ранее).