Роскомнадзор направил организации предписание, в котором указано, что хранение копий личных документов является избыточным при обработке персональных данных работников.
Вправе ли работодатель хранить копии документов, предъявляемых работником при поступлении на работу: копии паспорта, свидетельства ИНН, СНИЛС, документов об образовании?

26 июля 2018

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Хранение в личных делах работников копии паспорта и других документов, содержащих персональные сведения, не является нарушением закона, если работодатель обеспечил одновременное соблюдение следующих условий:
— от работника получено согласие на хранение его персональных данных, указанных в копиях документов, необходимость обработки которых не обусловлена достижением целей, поименованных в п.п. 2-11 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»;
— работодателем заранее определены конкретные цели хранения персональных данных, содержащихся в копиях документов работников, при этом такие цели не противоречат законодательству;
— объем персональных данных, указанных в копиях документов работника, не превышает объем данных, которые работодателю необходимо использовать в соответствии с заявленными целями обработки.
Если эти условия не соблюдаются (например, хранение копий личных документов работника не обусловлено необходимостью достижения конкретных, заранее определенных и законных целей обработки персональных данных), хранение копий таких документов противоречит требованиям законодательства.

Обоснование вывода:
Закон не содержит прямого запрета на копирование работодателем документов, предоставляемых работником при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности, а также на хранение работодателем копий этих документов.
Вместе с тем указанные документы содержат персональные данные работника, а действия работодателя по копированию документов работника и хранению копий этих документов подпадают под понятие «обработка персональных данных» (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон N 152-ФЗ). Таким образом, само по себе наличие у работодателя копий документов работников не нарушает законодательство, если работодателем соблюдаются требования законодательства, предъявляемые к сбору и хранению персональных данных работников. Аналогичный вывод следует и из разъяснений специалистов Роструда (смотрите ответ на вопрос 1, ответ на вопрос 2, ответ на вопрос 3, размещенные на информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ»).
Статья 86 ТК РФ предоставляет работодателю право обрабатывать персональные данные работника исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
В соответствии с ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ обработка персональных данных может осуществляться только в установленных данной статьей случаях. Одним из таких случаев является получение от субъекта персональных данных согласия на их обработку (п. 1 ч. 1 указанной статьи). Буквальное толкование данной нормы позволяет заключить, что в иных случаях получение согласия на обработку персональных данных не требуется. В частности, п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ допускает обработку персональных данных в случаях, когда такая обработка необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Также согласно п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ допускается обработка персональных данных, если она необходима, в частности, для достижения целей, предусмотренных международным договором РФ или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством РФ на оператора функций, полномочий и обязанностей.
Согласно ч. 1 ст. 9 Закона N 152-ФЗ согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. По смыслу разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012 «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве» конкретным и информированным является такое согласие субъекта персональных данных, которое содержит не только информацию, позволяющую однозначно сделать вывод об объеме обрабатываемых персональных данных и способах обработки с указанием действий, совершаемых с персональными данными, но и информацию о целях обработки таких данных.
Ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей и недопустимость обработки персональных данных, не совместимой с целями их сбора, является одним из принципов обработки персональных данных. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (ч.ч. 2, 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ).
Обобщая приведенные нормы, мы приходим к выводу о том, что для законного хранения копии паспорта и других документов, содержащих персональные сведения работников, работодатель должен обеспечить одновременное соблюдение следующих условий:
— от работника должно быть получено согласие на хранение его персональных данных, указанных в копиях документов, необходимость обработки которых не обусловлена достижением целей, поименованных в п.п. 2-11 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ (не требующих согласия субъекта персональных данных на их обработку);
— работодателем должны быть заранее определены конкретные цели хранения персональных данных, содержащихся в копиях документов работников, при этом такие цели не должны противоречить законодательству;
— объем персональных данных, указанных в копиях документов работника, не должен превышать объем данных, которые работодателю необходимо использовать в соответствии с заявленными целями обработки.
Как показывает судебная практика, при хранении копий документов, предоставленных работниками при приеме на работу или в процессе их трудовой деятельности, есть вероятность возникновения претензий со стороны контролирующих органов в связи с избыточностью обрабатываемых работодателем персональных данных работников. Так, в некоторых случаях суды признают незаконным хранение работодателем копий документов работников, в частности копии паспорта, свидетельства о присвоении ИНН, СНИЛС, военного билета и т.д., даже при наличии согласия работника на обработку его персональных данных (смотрите, например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 N Ф08-1921/14 и от 11.03.2014 N Ф08-480/14, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/13, Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 10.06.2015 N 17АП-5329/15).
Поэтому для того, чтобы ответить на вопрос о законности хранения упомянутых документов, необходимо прежде всего определить, для достижения каких конкретных, заранее определенных и законных целей работодатель хранит копии личных документов работника. Если такие цели отсутствуют или хранение копий паспорта, свидетельства с указанием ИНН, документов об образовании и т.д. является избыточным с точки зрения достижения целей обработки персональных данных работников, хранение таких копий противоречит требованиям закона. В этом случае, как мы полагаем, работодателю следует вернуть копии документов работнику или уничтожить их (ст. 21 Закона N 152-ФЗ).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ерин Павел

Ответ прошел контроль качества

Как себя обезопасить, если просят копию паспорта?

Мы постоянно сталкиваемся с ситуациями, когда у нас просят, а что еще хуже требуют предоставить копию паспорта или берут оригинал документа и снимают с него копию для различных целей. Это может быть открытие счета, получение кредита в банке, получение юридических или нотариальных услуг, обращение в государственные структуры, оформление доверенности и т.д.

Запомните! Организации, требующие копию паспорта (за исключением государственных органов и судов) должны состоять в реестре “Операторов персональных данных”, обрабатывать данные в соответствии с законодательством РФ и иметь “Утвержденные правила обработки персональных данных”, которые должны предоставляться по первому требованию.

Также, при предоставлении паспорта, Вы должны дать согласие Оператору на обработку Ваших персональных данных.

Помните! Без Вашего согласия копию Вашего паспорта делать не имеют права! Запрещено обрабатывать, хранить и распространять информацию о гражданине РФ без его согласия (за исключением общедоступной информации).

Как обезопасить себя от несанкционированного распространения Ваших данных, чтобы копиями Ваших документов не воспользовались, например, при оформлении кредита или какого – либо договора или услуги?

1. Не оставляйте копии паспорта, где данное требование не соответствует характеру услуги и необязательно по закону РФ (например, при оформлении договоров на покупку чего-либо достаточно просто вписать паспортные данные).

2. Не высылайте копии паспорта по электронной почте, не выкладывайте в сети Интернет на различных сайтах.

3. Самое главное правило: Если оставляете копию паспорта – напишите прямо на копии для чего и кому Вы ее предоставили. Например: “Копия предоставлена в «N» для выдачи кредита” или “Копия предоставлена в Страховую компанию «N» для оформления страховки”. Данная надпись не влияет на законность копии предоставляемого паспорта, но может уберечь Ваш документ от использования мошенниками.

Законно ли требование ксерокопии паспорта, в каких случаях нет: отвечает эксперт

Паспорт – это документ, удостоверяющий личность гражданина. И опасения относительно того, что он может попасть не в те руки, не лишены смысла. В том случае, если вы предоставляете кому-либо его копию (оригинал ни в коем случае отдавать никому нельзя), то оппонент автоматически становится оператором персональных данных. А это значит, что он должен исполнять закон по защите вашей индивидуальной информации от третьих лиц.

Государственные учреждения для совершения некоторых операций могут запросить нотариально заверенную копию паспорта. Но только в том случае, если такая бумага входит в перечень обязательных к предоставлению для этой операции.

На законных основаниях потребовать нотариально заверенную копию паспорта могут:

• налоговая инспекция;
• банки при открытии счёта или выдачи кредита;
• государственные органы при регистрации прав собственности;
• посольства, консульства, которые предоставляют визы.

В большинстве случаев, например, при трудоустройстве, поступлении в ВУЗ, подаче иска или оформлении ребёнка в детский сад нотариальное заверение ксерокопии паспорта не требуется.

По общему правилу копия паспорта не может заменить его оригинал, ни при каких обстоятельствах. Ровно так же, как и водительские права или пропуск на работу.

Часто требуют ксерокопию паспорта не только в государственных учреждениях при соблюдении режимности объекта или для получения документов, но и в любом магазине у дома при покупке алкогольной продукции для проверки возраста.

Вот в этом случае ксерокопия может заменить оригинал. Хотя это и не совсем законно, но многие продавцы соглашаются на подобную идентификацию личности. Но даже в этом случае ксерокопию не следует отдавать продавцу. Будет достаточным просто показать её из своих рук.

По копии паспорта можно взять кредит, а значит этим, могут воспользоваться мошенники. На данный момент существует несколько микрокредитных организаций, в которых кредит можно получить онлайн. Для этого нужно предоставить скан паспорта или его фото, а значит ксерокопия для этих целей может подойти. Злоумышленники могут взять денежные суммы на ваш паспорт, а вы узнаете об этом или от коллекторов или вовсе, когда сами придёте в банк, и вам откажут в выдаче средств на основании плохой кредитной истории. Поэтому очень важно не оставлять даже копию своего паспорта в незнакомых организациях и самостоятельно хранить имеющиеся.

Как защититься от мошенничества с копиями паспортов: актуальные советы

Что делать, если у вас просят копию паспорта: кому и когда можно предоставлять копию своего паспорта, а в каких случаях этого делать нельзя.

Предъявить паспорт или предоставить копию требуется часто и в различных жизненных случаях. Не всегда это безопасно. Нужно разбирать ситуации, когда просьба носит законный характер, а когда передача паспортных данных может обернуться негативными последствиями.

Чем грозит утечка паспортных данных

В первую очередь следует опасаться, что вашими данными воспользуются в мошеннических целях. Называют три возможных сценария развития.

Кредиты и микрозаймы

Обычно описываются случаи, когда по чужому паспорту оформляли микрозаймы. МФО, работающие в режиме онлайн, для регистрации личного кабинета просят заполнить анкету и направить скан или фотографию паспорта. Дополнительная проверка может осуществляться путём затребования:

• личной фотографии с кодовым словом на листе бумаги или с развёрнутым паспортом (сличаются лица);
• копии второго документа (СНИЛС, военный билет и т. д.).

По цветной копии паспорта могут оформить микрозайм

По чёрно-белой ксерокопии микрозайм не оформят, но поискать в сети МФО, в котором выдадут микрозайм по скану или фото, можно. Специалисты утверждают, что существует минимум 5 организаций, работающих по такому принципу. В любом случае это будет небольшая сумма в пределах 20–30 тыс.руб. С учётом внесённых ФЗ от 27.12.2018 N 554-ФЗ изменений в ФЗ «О потребительском кредите (займе) максимальный размер начисленных сверху неустоек и штрафов по микрозаймам с 1.07.2019 не должен превышать двукратную сумму займа, а с 1.01.2020 — полуторакратную. Таким образом, при небрежном отношении к паспорту можно потерять не критическую сумму, но выплачивать деньги мошенникам не стоит. К тому же займы могут быть оформлены в нескольких МФО.

Хуже может оказаться с банками. Пришлось столкнуться с ситуацией массового банковского мошенничества. В настоящее время ведётся следствие в отношении бывших работников АО «АктивКапитал Банк». Ими были оформлены на посторонних лиц десятки или сотни кредитов на многомиллионные суммы. По всей видимости, первоначально кредиты гасились самими мошенниками, так как по банковским проводкам видно, что платежи поступали. Возможно, на погашение старых кредитов частично направлялись новые. После передачи функции администрации АСВ агентство вышло с исками к должникам, которые не имели представления о кредитах (пример решения). Когда-то они отправляли онлайн-заявки в банк, но получили отказ или отказались сами. Примечательно, что многие из потерпевших проигнорировали судебные повестки и не участвовали в заседаниях. Суды вынесли решения в пользу АСВ, так как позиция второй стороны осталась неизвестной.

Оформление юридического лица или ИП

По чёрно-белой копии паспорта могут зарегистрировать юридическое лицо. Такие лица (обычно ООО) используются как фирмы-однодневки для вывода средств, в качестве участников в конкурсах и аукционах для получения бюджетных средств и других противоправных целях. Если аферы с такими ООО вскроются и к учредителю будут предъявлены финансовые требования или в отношении него возбудят уголовное дело, ситуация, скорее всего, разъяснится и последствий не будет. Но нервы и время будут потрачены изрядно.

Да, в нашей стране возможно всё, по копии паспорта какая-то дама зарегистрировала ИП, а к жене приехали с налоговой, был где-то суд по этому инциденту, и жена в течение года не имеет права проводить любые сделки. Даму найти не можем.

Геннадий Зернин

Для оформления ООО потребуется свой человек в регистрационной службе налоговой инспекции, который пропустит такую регистрацию. Но это неприкрытое соучастие, редкий работник отважится на такие явные противозаконные действия.

Сделки с имуществом и другие юридически значимые действия

Копия паспорта может использоваться для изготовления поддельного документа. По поддельному паспорту можно совершить множество преступлений: оформить кредит или крупный микрозайм на владельца подлинного документа, распорядиться его недвижимостью и т. д., насколько позволит фантазия мошенника. Защитить свои права невнимательному владельцу паспорта будет непросто.

Кому и в каких случаях можно передавать копию паспорта

Ситуация усложняется тем, что воспользоваться копией паспорта вполне могут и в ситуациях, когда передача копии требуется по закону. Копии паспорта передаются в обязательном порядке:

Недобросовестный сотрудник таких организаций получает доступ к копии вполне законно и может воспользоваться ею в противоправных целях.

Копии паспортов традиционно хранятся в трудовых делах работников и прикладываются к заявлениям в суд или государственные/муниципальные органы. Они также могут использоваться и при заключении договоров с коммерческими организациями на покупку товаров или на оказание услуг. При этом в таких случаях обязательная передача копии документа законом не предусмотрена.

Паспортные данные относятся к персональным, поэтому при передаче информации требуется оформление согласия гражданина на их обработку. Если согласие оформляется, это косвенно свидетельствует о том, что в организации надлежащим образом организована работа с защитой личных данных.

Когда требование о передаче скана паспорта является незаконной

Никогда не размещайте сканы или фото паспорта в соцсетях, не пересылайте по электронной почте в интернет-магазины, для удалённого трудоустройства и по другим причинам. Явно незаконными будут требования о передаче копии документа в поликлинике или магазине. Не могут затребовать копию в обязательном порядке даже сотрудники силовых ведомств, представители контролирующих и надзирающих органов.

Вообще, не торопитесь отдавать копию. Случаи, когда это обязательно по закону, единичны. При предъявлении подобного требования сначала поинтересуйтесь, на каком основании оно заявляется. Если требующий будет ссылаться на внутренний приказ по организации или на сложившийся порядок, смело игнорируйте его. В подавляющем большинстве случаев копия паспорта требуется на всякий случай, чтобы были под рукой паспортные данные. Поэтому следует настаивать на том, чтобы сведения из документа были переписаны без изготовления копии.

Сотрудники полиции также не вправе требовать копию паспорта

Как обезопасить и защитить копию паспорта

Чтобы уменьшить вероятность использования копии в противоправных целях, достаточно нанести на неё дополнительные пометки. Возможны следующие приёмы:

• заретушировать подпись или фотографию;
• написать от руки слово «Копия»;
• сделать изменения в графическом редакторе.

Столько афёр на основании ксерокопий паспортов, а ксерокопирование паспорта никак не запретят! Для себя я сделал скан и нанёс на него полупрозрачную надпись «не использовать как копию» или «только для информации». Так ещё не все и берут такую. З.Ы. Бесплатная подсказка ДГД у которых законотворческий кризис.

Ясен Перецъ:

Не следует закрашивать или стирать в редакторе собственно паспортные данные:

• серию, номер, кем и когда выдан, код подразделения;
• Ф. И. О., место и дату рождения;
• регистрацию.

Ради этих сведений и требуется копия. Прочая информация (дети, брачные отношения) обычно не интересна.

Если узнали, что по вашей копии паспорта кто-то взял кредит

Решать проблему придётся по двум направлениям — уголовному и гражданскому. Информация об оформленном кредите или займе обычно становится известной владельцу паспорта после того, как начинают поступать требования о погашении задолженности. Алгоритм действий следующий:

1. Заявление в полицию по месту жительства.
2. Запрос в банк или МФО копий всей документации, связанной с оформлением и выдачей кредита или займа (заявление, анкета, договор, документы, подтверждающие выдачу или перечисление денег, договор страхования и т. д.).
3. Изучение документов, передача их в полицию.
4. Заявление в банк или МФО с требованием признать договор недействительным, ликвидировать задолженность, направить в БКИ исправленную информацию.
5. При отказе банка или МФО обращение в суд с иском о признании договора недействительным.

Первые четыре пункта надо выполнить как можно быстрее, действуя по возможности параллельно. В таких случаях полиция практически всегда возбуждает дело, но установить мошенников не всегда представляется возможным. Если виновник найден, вынесен обвинительный приговор, финансовая организация добровольно расторгнет договор и спишет задолженность. В случаях, когда дело будет приостановлено в связи с неустановлением подозреваемых, скорее всего, придётся идти в суд.

Использование копии паспорта мошенниками не является распространённым явлением в связи со сложностью исполнения, но случаи такие реальны. Проблема в том, что копии документов попадают мошенникам не напрямую, а заимствуются из вполне легальных источников. Поэтому отдавать копию следует только в крайних случаях.

Автор статьи: Александр Бережнов

Предприниматель, маркетолог, автор и владелец сайта «ХитёрБобёр.ru» (до 2019 г.)

Закончил социально-психологический и лингвистический факультет Северо-Кавказского социального института в Ставрополе. Создал и с нуля развил портал о бизнесе и личной эффективности «ХитёрБобёр.ru».

Бизнес-консультант, который профессионально занимается продвижением сайтов и контент-маркетингом. Проводит семинары от Министерства экономического развития Северного Кавказа на темы интернет-рекламы.

Лауреат конкурса «Молодой предприниматель России-2016» (номинация «Открытие года»), молодежного форума Северного Кавказа «Машук-2011”.