Обновления от 17.05.2017 г., от 12.07.2017 г., 30.07.2017 г.

Тема «адвокатского запроса» является предметом дискуссий и предложений в адвокатском сообществе и в последнее время получила развитие в законопроектной деятельности и судебной практике.
В этой статье постараюсь изложить свой взгляд на следующие вопросы, которые заинтересуют как адвокатов, так и руководителей органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений и иных организаций, в которые направляются адвокатские запросы:
— правомерность требований о предоставлении информации в запросе;
— срок ответа на запрос адвоката;
— ответственность за непредоставление запрашиваемых сведений;
— содержание, образец формы адвокатского запроса;
— приложения к адвокатскому запросу: ордер, доверенность;
— основания для отказа в предоставлении запрашиваемых адвокатом сведений;

Федеральным законом от 2 июня 2016 г. № 160-ФЗ, вступившим в силу 13 июня 2016 г., введена в Федеральный закон от 31 мая 2002 г. № 63-ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации» статья 6.1 «Адвокатский запрос», где дается ему следующее определение: «официальное обращение по входящим в компетенцию указанных органов и организаций вопросам о предоставлении справок, характеристик и иных документов, необходимых для оказания квалифицированной юридической помощи».
Основная цель адвокатского запроса – это сбор доказательств для оказания квалифицированной юридической помощи лицу, чьи интересы адвокат представляет.

Что может запрашивать адвокат?

Адвокатский запрос может быть направлен в органы государственной власти, органы местного самоуправления, общественные объединения и иные организации по входящим в компетенцию указанных органов и организаций вопросам о представлении справок, характеристик и иных документов, необходимых для оказания квалифицированной юридической помощи.
Адвокату могут быть предоставлены следующие сведения: справки, характеристики, предметы, документы, фотоматериалы, аудио- и видеозаписи и иные носители информации.

Срок ответа на адвокатский запрос.

В первоначальном проекте изменений в федеральный закон от 2014 года предполагалось, что срок ответа на запрос адвоката будет установлен в 15 суток с возможностью продления на такое же количество дней. Однако замминистра юстиции Михаил Гальперин в ходе пленарного заседания 22 марта 2016 г. в Госдуме объяснил, что «…мы с вами должны быть реалистами…». А сегодняшние реалии таковы.

В соответствии с пунктом 1 части 3 статьи 6 Закона «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации» закреплено право адвоката собирать сведения, необходимые для оказания юридической помощи, в том числе запрашивать справки, характеристики и иные документы от органов государственной власти, органов местного самоуправления, а также общественных объединений и иных организаций, в порядке предусмотренном статьей 6.1 Федерального закона. Указанные органы и организации в порядке, установленном законодательством, обязаны выдать адвокату запрошенные им документы или их заверенные копии не позднее чем в месячный срок со дня получения запроса адвоката. В случаях, требующих дополнительного времени на сбор и предоставление запрашиваемых сведений, указанный срок может быть продлен, но не более чем на тридцать дней, при этом адвокату, направившему адвокатский запрос, направляется уведомление о продлении срока рассмотрения адвокатского запроса.

Для сравнения рассмотрим, какие сроки предусматриваются для ответа на запросы органов государственной власти:
— из следственного комитета – незамедлительно или в указанный срок (п.2 ст.7 Закона «О следственном комитете»)
— от других следователей – срок законом не установлен (на практике следователи иногда сами назначают срок)
— из прокуратуры – в установленный срок (п.2 ст.10 закона «О прокуратуре»)
— из полиции – в срок, указанный в запросе, но не дольше месяца со дня вручения (п.4 ст.13 закона «О полиции»).

Какая ответственность предусмотрена за неправомерный отказ в предоставлении информации адвокату?
Обновление от 12.07.2017 г.
За неправомерный отказ в предоставлении ответа на адвокатский запрос введена административная ответственность для должностных лиц в виде штрафа в размере от 5 тыс. до 10 тыс. руб (Федеральный закон №146-ФЗ от 01.07.2017 г., вступило в силу с 12.07.2017 г.). Законом №160-ФЗ от 02..06.2016 г. дополнен абзац первый статьи 5.39 КоАП.
Статья 5.39. Отказ в предоставлении информации
Неправомерный отказ в предоставлении гражданину, в том числе адвокату в связи с поступившим от него адвокатским запросом, и (или) организации информации, предоставление которой предусмотрено федеральными законами, несвоевременное ее предоставление либо предоставление заведомо недостоверной информации — (в ред. Федерального закона от 02.06.2016 № 160-ФЗ)
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей. (в ред. Федерального закона от 01.07.2017 № 146-ФЗ)
Справка. 22.08.2016 г. мировым судьей судебного участка № 1 Железнодорожного судебного района г.Самары впервые был привлечен к административной ответственности директор компании ООО «АВТ Моторс», который в срок не предоставил информацию по адвокатскому запросу.

Какие требования предъявляются к содержанию, форме адвокатского запроса?

2 сентября 2016 г. Минюст представил проект приказа «Об утверждении требований к форме, порядку оформления и направления адвокатского запроса».
Общественное обсуждение проводилось по 16 сентября 2016 г. По результатам рассмотрения представленных предложений текст проекта приказа был доработан. С доработанным проектом приказа можно ознакомиться по этой ссылке.
С 7 по 13 октября 2016 г. пройдет независимая антикоррупционная экспертиза.
Обновлено:
23 декабря 2016 г. на официальном интернет-портале правовой информации опубликован приказ Минюста России №288 от 14.12.2016 г. «Об утверждении требований к форме, порядку оформления и направления адвокатского запроса». Приказ в формате word можно скачать по ссылке.

Обновлено: 30.07.2017 г.
С учетом решения Верховного Суда РФ АКПИ17-103 от 24.05.2017 г.
5. адвокатский запрос должен содержать:
(С момента вступления решения в законную силу недействующими признаются положения подп. 11 п. 5 Требований в той мере, в какой они возлагают на адвоката обязанность при направлении запроса указывать фамилию, имя и отчество физического лица или наименование юридического лица, в чьих интересах действует адвокат, при отсутствии их согласия на указание этих данных. Также признаны недействующими положения подп. 12 п. 5 Требований и приложение № 1 к Требованиям в части, устанавливающей, что адвокатский запрос должен содержать при необходимости обоснование получения запрашиваемых сведений. В остальной части в удовлетворении административного иска отказано.)
1) полное или сокращенное (при наличии) наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, общественного объединения или иной организации, куда он направляется;
2) почтовый адрес органа государственной власти, органа местного самоуправления, общественного объединения или иной организации, куда он направляется;
3) фамилию, имя, отчество (при наличии) адвоката;
4) регистрационный номер адвоката в реестре адвокатов субъекта Российской Федерации;
5) реквизиты соглашения об оказании юридической помощи, либо ордера, либо доверенности (номер, дата выдачи ордера, либо доверенности, либо дата заключения соглашения);
6) полное или сокращенное (при наличии) наименование адвокатского образования, в котором адвокат, направляющий запрос, осуществляет свою деятельность;
7) почтовый адрес; при наличии — электронный адрес и номер телефона/факса адвоката, направляющего запрос;
8) наименование документа (адвокатский запрос);
9) регистрационный номер адвокатского запроса в журнале регистрации адвокатских запросов;
10) указание нормы Федерального закона, в соответствии с которой направляется адвокатский запрос (в преамбуле запроса);
11) фамилию, имя, отчество (при наличии) физического лица или полное (сокращенное) наименование юридического лица, в чьих интересах действует адвокат. Процессуальное положение лица, в чьих интересах действует адвокат, номер дела (последние — при участии адвоката в конституционном, гражданском, арбитражном, уголовном или административном судопроизводстве, а также по делам об административных правонарушениях);
12) указание на запрашиваемые сведения, в том числе содержащиеся в справках, характеристиках и иных документах; при необходимости — обоснование получения запрашиваемых сведений;
13) указание на способ передачи запрашиваемых сведений (почтовым отправлением, факсимильной связью, на электронный адрес, на руки);
14) перечень прилагаемых к адвокатскому запросу документов (при наличии);
15) дату регистрации адвокатского запроса;
16) подпись адвоката, направившего запрос, с указанием фамилии и инициалов.

Форма запроса носит рекомендательный характер.

Какие документы должны прилагаться к адвокатскому запросу?

В соответствии с доработанным проектом и утвержденным приказом Минюста адвокат вправе, при необходимости, приложить к адвокатскому запросу любые документы и их копии. Требование о приложении копии ордера (доверенности) и удостоверения адвоката исключили.

Порядок направления адвокатского запроса.

Особенностью является то, что адвокатский запрос стало возможным направить как на бумажном носителе, так и (или) в электронном виде.
Адвокатский запрос на бумажном носителе может быть направлен почтовым отправлением, факсимильной связью, а также доставлен лично или через курьера (посыльного).
Адвокатский запрос в форме электронного документа может быть направлен в органы государственной власти и органы местного самоуправления, а в общественные объединения и иные организации – при наличии у них организационной и технической возможности для рассмотрения запроса в электронной форме.

В каких случаях адвокату может быть отказано в предоставлении сведений?

В п.4 статьи 6.1 Федерального закона приводится исчерпывающий перечень оснований, по которым адвокату может быть отказано в получении запрошенных сведений если:
1) субъект, получивший запрос, не обладает нужной адвокату информацией;
2) запрашиваемые сведения отнесены к информации с ограниченным доступом;
3) нарушены требования к форме, порядку оформления и направления запроса*
*За систематические несоблюдение установленных законодательством требований к адвокатскому запросу статус адвоката может быть прекращен по решению совета адвокатской палаты, в которой он состоит (подпункт 2.1 пункта 2 статьи 17 ФЗ №63).
Таким образом, адвокату не могут быть предоставлены сведения, которые отнесены законом к государственной тайне, информации с ограниченным доступом: врачебная, банковская, коммерческая, налоговая тайны, тайна связи, сведения о совершенных нотариальных действиях. По конфиденциальным сведениям, сведениям относящимся к персональным данным имеется позиция ФПА РФ. Об этом далее.

Ответственность за разглашение информации с ограниченным доступом.

В ФПА РФ обратился директор ООО «Регтайм» Сергей Шариков с просьбой разъяснить, может ли регистратор доменных имен предоставлять персональные данные по мотивированному адвокатскому запросу, не опасаясь при этом административной ответственности. Ведь даже если адвокат берет на себя обязательства использовать полученную информацию исключительно с целью использования ее в качестве доказательства в суде, регистратор может быть обвинен в нарушении запрета на передачу персональных данных, предположил директор компании.
Сергей Шариков указал на противоречие отдельных норм законодательства.
Нормы Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» позволяют регистратору доменных имен предоставлять персональные данные «для целей судебной защиты», а законодательством, регулирующим оборот персональных данных, установлен запрет на передачу таких сведений.
В то же время Правилами регистрации доменных имен в доменах .RU и .РФ от 5 октября 2011 г. предусмотрено, что персональные данные администратора предоставляются лишь при условии, что в запросе третьих лиц содержится обязательство «использовать полученную информацию исключительно для целей предъявления судебного иска».
Исполнительный вице-президент ФПА РФ Андрей Сучков, отвечая на запрос компании «Регтайм», высказал свою позицию, что предоставление конфиденциальной информации в ответ на адвокатский запрос правомерно. Он напомнил, что каждое лицо, подавая заявку на регистрацию доменного имени, соглашается на применение правового режима. Адвокат, запрашивая информацию в порядке осуществления своей профессиональной деятельности, действует в интересах защиты прав, свобод и законных интересов граждан и организаций, которая реализуется в досудебных или судебных процедурах.

С ответом в адрес ООО Регтайм можно ознакомиться по этой ссылке.

Отказывая в ответе на адвокатский запрос, руководители органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений и иных организаций, зачастую опасаются привлечения к ответственности за разглашение информации в соответствии со статьей 13.14 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Но административная ответственность установлена и для самих адвокатов. За разглашение информации с ограниченным доступом, которая оказалась в их распоряжении в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, им грозит штраф от 4000 до 5000 рублей. (Примечание к статье 13.14 КоАП).

Выводы.

Напомню, что целью проекта федерального закона являлось устранение правовых коллизий и пробелов в законодательстве Российской Федерации в области адвокатского запроса, а также соблюдение конституционного принципа состязательности и равноправия сторон на любой стадии уголовного, гражданского, административного, арбитражного судопроизводства.
К сожалению, уже во втором чтении все положительные поправки, в части сокращения срока рассмотрения адвокатского запроса, были отклонены. Также, на заседании Совета Федерации 25.05.2016 г. сенатор А.В.Беляков обратил внимание присутствовавшего на обсуждении статс-секретаря – заместителя Министра юстиции Любимова Ю.С. на то, что данный закон не обеспечивает полного равенства сторон в судебном процессе.

Из стенограммы 394 заседания Совета Федерации:
А.В. Беляков: «…Мы все время говорим о состязательности сторон, в том числе и в уголовном процессе. Состязательность сторон должна предполагать равные права стороны обвинения и стороны защиты. Сторона обвинения – прокуратура – делает запрос, или Следственный комитет, при этом есть ответственность вплоть до уголовной за непредоставление информации, за предоставление не в срок, за предоставление недостоверной информации по запросу обвинения. Сейчас мы, казалось бы, двигаемся вперед, и совершенно справедливо докладчик озвучил некоторые вещи. Но (вот что за половинчатость, я не понимаю?) закон, который мы с вами сейчас рассматриваем, устанавливает среди оснований для отказа в предоставлении информации по адвокатскому запросу (цитата): «если запрошенные сведения отнесены законом к информации с ограниченным доступом». То есть если обвинение запрашивает, любую информацию надо дать, а если адвокатура запрашивает, соответственно, если информация ограниченного доступа, можно не отвечать.
Что такое информация ограниченного доступа? Это банки и банковская деятельность, коммерческая тайна, охрана здоровья граждан может быть с ограниченным доступом, персональные данные, нотариат, налоговые, таможенные вещи и так далее. Все, что касается этих правовых сфер, фактически, исходя из того текста, за который мы сейчас голосуем, опять адвокатам становится недоступно. Вот вам, собственно говоря, коллеги, и состязательность сторон. Я попросил бы уважаемого представителя Министерства юстиции все таки обратить внимание на это.
И напомню вам, что в подавляющем большинстве стран есть просто суд. Суд, обвинение, адвокатура – это некое единое целое. Ввести в заблуждение адвоката – это все равно что ввести в заблуждение суд, и это чревато ответственностью вплоть до уголовной. У нас суд – это одно, обвинение – это другое, и там все хорошо и с ответственностью, и с обязательностью предоставления информации, а адвокат – это некое ущербное существо, которое мешает принять быстрее решение и быстрее освободиться, быстрее осудить.
К сожалению, казалось бы, правильный закон, но опять он даже не половинчатый, а на одну четверть нас сдвигает вперед вместо того, чтобы решить проблему радикально.»

Ю.С.Любимов. «Спасибо большое за этот комментарий. Наше министерство всегда занимало наиболее проадвокатскую позицию, просто этот закон, как и любой другой, наверное, компромиссный. Поэтому мы посчитали, что просто… Я с Вами согласен, что это, наверное, четверть того решения, которое бы мы хотели, но мы посчитали, что четверть – это лучше, чем ничего, поэтому воспринимаем это как первый шаг на пути к уже полноценному адвокатскому запросу.»
Далее Федеральный закон «О внесении изменений в статьи 5.39 и 13.14 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях и Федеральный закон «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации» был поставлен на голосование.
Результаты голосования:
За 148 чел. 87,1%
Против 0 чел. 0,0%
Воздержалось 0 чел. 0,0%
Голосовало 148 чел.
Не голосовало 22 чел.
Решение: принято.

Подводя итог вышеизложенному приходится констатировать, что у стороны обвинения, по прежнему, остается больше прав на доступ сведениям. Изменения в закон — лишь очередная декларация (но не реализация) существования принципа состязательности сторон.

Обновление от 17.05.2017 г.
17 мая 2017 г. в Госдуму внесен законопроект № 177929-7 «О внесении изменений в статью 6.1 Федерального закона «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации», в соответствии с которыми предлагается сократить срок предоставления ответа на адвокатский запрос с 30 до 15 дней.

Необходимость сокращения сроков ответа на адвокатский запрос обусловлена тем, что в настоящее время принцип равноправия сторон при сборе доказательств нарушается. Так, для сотрудников СК РФ, прокуратуры, полиции, парламентариев, даже для журналистов законодательством установлены сокращенные сроки для ответов на их запросы и обращения.

Обновление от 12.07.2017 г.
Президент РФ Владимир Путин подписал Федеральный закон от 01.07.2017 № 146-ФЗ, которым внесены изменения в ст. 5.39 КоАП РФ «Отказ в предоставлении информации». Они направлены на усиление административной ответственности должностных лиц за неправомерный отказ в предоставлении гражданину, в том числе адвокату, или организации информации, предоставление которой предусмотрено законодательством.
Интересно отметить, что проект подписанного закона был внесен на рассмотрение депутатов еще в сентябре 2014 г., но после его принятия в первом чтении в феврале 2015 г. работа по нему не велась вплоть до июня текущего года.

Правильный отказ адвокату в предоставлении документов.

Данная статья 140 УК РФ к данным правоотношениям не применяется.

Адвокатский запрос — это письменная форма обращения адвоката, которая предусмотрена п. 1 ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 31 мая 2002 г. №63-ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации», в этом же законе и регулируется обязанность организаций и граждан отвечать в 30-дневный срок на адвокатские запросы.

Но вот не задача, в законодательстве РФ не предусмотрена ответственность

за игнорирование таких запросов.

В данном случае, в очередной раз адвокаты являются не защищенными с правовой точки зрения, потому что для квалифицированного оказания юридической помощи, требуются документы, справки и так далее, которые не относятся ни к коммерческой тайне, ни к персональной информации ни к иной информации, к которой законодательно закрыт доступ для адвокатов, что бы определится с правильной позицией по делу и дать развернутую консультацию клиенту по вопросу с которым он обратился. Порой без полученного ответа на запрос адвоката, гражданин лишается конституционного права на получение квалифицированной юридической помощи (ч. 1 ст. 48 Конституции Российской Федерации).

Если законодатель укрепит право адвокатов, не просто истребовать, но и обяжет отвечать на запросы с применением карательных норм административного кодекса лиц, в чей адрес они были направлены, это только укрепит качество оказание квалифицированной юридической помощи и усилит в правосознании граждан отличие юриста от адвоката. Тем самым быстрее отсеются не квалифицированные специалисты, ну или их хотя бы станет меньше в области права, в связи с низким потребительским спросом на услуги лиц не имеющих статуса адвоката. В мире жесткой конкуренции граждане будут обращаться к тем, у кого больше законных оснований, для более быстрого и законного реагирования на их проблему.

Пора уже законодательно закрепить порядок предоставления общедоступных, конфиденциальных сведений по запросам адвокатов, а так же установить сокращенные сроки для исполнения данных запроса до 5 (пяти) дней, при этом установить административную ответственность за несвоевременное предоставление ответов.

P.S. Однако для тех, кто чтит законы, советую вспомнить все же, п. 1 ст. 18 ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации» установлено, что вмешательство в адвокатскую деятельность, осуществляемую в соответствии с законодательством, либо препятствование этой деятельности запрещаются.

Официальный сайтВерховного Суда Российской Федерации

Верховный суд вновь поддержал возможность защитников обращаться в инстанции с адвокатским запросом: высшая инстанция отметила, что адвокатам нельзя отказывать в предоставлении сведений, не указывая причин.

Примечательно, что высшая инстанция разбирала спор адвоката с крымским судебным департаментом.

Суть дела

До высшей инстанции с жалобой дошёл крымский адвокат, который запрашивал в судебном департаменте информацию об условиях содержания арестованных в Киевском суде Симферополя и Верховном суде Крыма. В частности, защитника интересовали площадь отдельных камер и размер окон в них, сведения о наличии столов, стульев, огороженного туалета и освещения в помещениях, а также данные о вентиляции и проветривании камер.

Однако судебный департамент ответил на запрос отказом, сославшись на нарушение требований к форме, порядку оформления и направления адвокатского запроса. При этом в письме ведомство разъяснило, что для получения запрашиваемой информации необходимо обратиться непосредственно в суд, а оно не располагает подобными сведениями.

Адвокат оспорил действия ведомства в судебном порядке, но получил отказ и в первой, и в апелляционной инстанциях.

Суды исходили из того, что документ истца не в полной мере отвечает пункту 5 требований к форме адвокатского запроса, утвержденной приказом Минюста от 14 декабря 2016 года №288, согласно которому в нем должны содержаться:

1) наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, общественного объединения или иной организации, куда он направляется;

2) почтовый адрес органа государственной власти, органа местного самоуправления, общественного объединения или иной организации, куда он направляется;

3) фамилия, имя, отчество (при наличии) адвоката;

4) регистрационный номер адвоката в реестре;

5) реквизиты соглашения об оказании юридической помощи, либо ордера, либо доверенности;

6) наименование адвокатского образования, в котором адвокат, направляющий запрос, осуществляет свою деятельность;

7) почтовый адрес; при наличии — электронный адрес и номер телефона/факса адвоката, направляющего запрос;

8) наименование документа (адвокатский запрос);

9) регистрационный номер адвокатского запроса в журнале регистрации адвокатских запросов;

10) указание нормы Федерального закона, в соответствии с которой направляется адвокатский запрос (в преамбуле запроса);

11) фамилию, имя, отчество (при наличии) физического лица или наименование юридического лица, в чьих интересах действует адвокат. Процессуальное положение лица, в чьих интересах действует адвокат и номер дела;

12) указание на запрашиваемые сведения, в том числе содержащиеся в справках, характеристиках и иных документах;

13) указание на способ передачи запрашиваемых сведений;

14) перечень прилагаемых к адвокатскому запросу документов;

15) дата регистрации адвокатского запроса;

16) подпись адвоката, направившего запрос, с указанием фамилии и инициалов.

При этом суд апелляционной инстанции указал, что он учел решение ВС РФ от 24 мая 2017 года, который отменил обязанность указывать фамилию, имя, отчество (при наличии) физического лица, в чьих интересах действует адвокат и разрешил не упоминать эти сведения, если подзащитный не желает их разглашать. Кроме того, высшая инстанция признала незаконным требование об обязательном обосновании получения адвокатом запрашиваемых сведений. Данные положения признаны недействующими со дня вступления решения в законную силу.

Между тем, Верховный суд РФ все равно с позицией коллег не согласился.

Позиция ВС

Высшая инстанция напоминает, что в предоставлении адвокату запрошенных сведений может быть отказано в случаях:

1) субъект, получивший адвокатский запрос, не располагает запрошенными сведениями;

2) нарушены требования к форме, порядку оформления и направления адвокатского запроса, определенные в установленном порядке;

3) запрошенные сведения отнесены законом к информации с ограниченным доступом.

При рассмотрении и разрешении настоящего дела защитник ссылался на то, что его запрос в полной мере соответствовал требованиям к форме, порядку оформления и направления адвокатского запроса, определенным в установленном порядке и с учетом поправок от ВС РФ.

Вместе с тем ни в ответе управления судебного департамента, ни в решениях первой и апелляционной инстанций не указано, а каким конкретно требованиям к форме и порядку оформления не соответствует адвокатский запрос заявителя, удивился ВС.

Так, ссылаясь на нарушение пункта 5 требований, суды первой и апелляционной инстанций, между тем, не указали, какое именно из перечисленных в данном пункте требований не исполнил истец в своем адвокатском запросе, указывает высшая инстанция.

При таких обстоятельствах Судебная коллегия по административным делам ВС РФ пришла к выводу, что обжалуемые судебные акты подлежат отмене, а дело направлению на новое рассмотрение в суд первой инстанции в ином составе суда.

Алиса Фокс

Письма-отказы — это неотъемлемая часть деловой переписки, хотя и не самая приятная. Тем не менее, так или иначе, но в деловой переписке мы постоянно встречаемся с ситуациями, когда необходимо сказать «нет». Причины отказа бывают различные: они могут быть как объективными, так и субъективными.

Сложности с подготовкой писем-отказов возникают когда:

• нужно отказывать «интересному» адресату по ряду объективных причин;
• неприятно отвечать отказом;
• важно сохранить расположение и лояльность адресата.

Как же написать письмо-отказ вежливо и корректно, чтобы не мучали угрызения совести, а адресат не вычеркнул вас из своей памяти навсегда?

Во-первых, займите позицию, отказывая кому-то, что «нет» — это лишь часть конструктивного диалога деловых людей. Каждый участник этого диалога преследует свои цели и интересы, которые, по ряду причин, могут не всегда совпадать. Таким образом, отказ — это обычная практика делового мира, с которой нужно научиться работать грамотно.

Во-вторых, отказывайте грамотно. Грамотный отказ — это корректный отказ. Покажите, что Вы уважаете и с пониманием относитесь к позиции адресата, но, как говорится, своя рубаха ближе к телу.

В этой статье вы узнаете 9 секретов, как написать корректный отказ.

Итак, манера письма-отказа — уклончивая, чтобы не обидеть адресата. Сначала Вы аргументируете отказ, чтобы читающий понял ход Ваших мыслей, а в конце сообщаете о принятом решении.

Но давайте по порядку. Чтобы отказ для адресата звучал максимально корректно следует придерживаться такой схемы написания отказа:

1. Начните письмо с персонального обращения к адресату.

«Здравствуйте, уважаемый Иван Степанович!»

«Уважаемая Мария Сергеевна!»

2. Поблагодарите адресата за отклик на Ваше предложение:

«Мы признательны за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам деловое предложение!»

«Спасибо, что откликнулись на наше предложение»

«Благодарим за присланное в наш адрес резюме»

3. Задайте контекст. Это должен быть нейтральный комментарий, в котором следует проинформировать о теме письма. В этой части не должно быть и намека на окончательный ответ.

«Сообщаем Вам о решении экспертной комиссии по поводу Вашей заявки на предоставление гранта для организации центра удаленного Интернет-обучения…»

Благодарность и контекст письма можно объединить в один блок:

«Благодарим Вас за присланную заявку на предоставление гранта для организации центра удаленного Интернет-обучения и сообщаем о решении экспертной комиссии…»

4. Покажите адресату, что Вы прочли то, на что отказываете. В письме-отказе должны звучать узнаваемые адресатом факты и слова. Нет ничего обиднее, чем типовой отказ всем участникам рассылки. Многие прекращают откликаться на предложения, когда чувствуют, что их проект (резюме, предложение) даже не открывали. Даже если это рассылка, следите за словами, а то рискуете потерять потенциальных партнеров.

«Мы внимательно изучили информацию о Вашем профессиональном опыте и знаниях».

«Мы внимательно изучили Ваш проект по…».

«Комиссия внимательно изучила представленные Вами данные и результаты опросов».

5. Выразите понимание и сочувствие.

«Мы понимаем, как важно для Вас участие в данном проекте».

«Мы разделяем Вашу заинтересованность результатами…»

«Члены комиссии разделяют Вашу озабоченность тем, что…»

6. Сделайте комплимент адресату, отметьте достоинства предложения, что Вам понравилось — это позволит адресату сохранить лицо.

«Организация дистанционного обучения позволила бы заметно улучшить ситуацию».

«Увлеченность и быстрая обучаемость – очень ценные качества для сотрудника».

«Ваш опыт и знания заслуживают внимания».

7. А теперь самое время сказать «…, но…». Аргументируйте свой отказ, ссылаясь на объективные обстоятельства. Изложите причины в позитивной или нейтральной форме. Объяснение не должно выглядеть как извинение. Постарайтесь подобрать наиболее убедительные для получателя аргументы.

«Однако в настоящее время из-за отсутствия технической инфраструктуры доступ к Интернет в регионах имеют менее 1% жителей. В планы государственных структур входит статья для выделения средств на развитие инфраструктуры только в следующем году».

«Однако в данный момент нам требуется квалифицированный и опытный специалист по ремонту автомобилей данной марки. Расширение штата дирекция компании планирует только в следующем году».

8. Отказывайте красиво: «… ты для меня слишком хорош».

«В отсутствии технической возможности выхода в Интернет выделение гранта для организации дистанционного обучения представляется несколько преждевременным — запуск проекта без необходимой технической базы мог бы только дискредитировать хорошую идею»

«Открытие вакансии помощника нам видится на данный момент нецелесообразным из-за отсутствия квалифицированного мастера, который мог бы передавать знания коллегам».

Письмо-отказ должно содержать четкую формулировку отказа + четкое объяснение причин, по которым принято решение отказать:

«К сожалению, в данный момент позитивное решение принято нами в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач».

9. Предложите альтернативу адресату. Отнеситесь к нему с пониманием. Оставьте адресату надежду на будущее сотрудничество, ведь он потенциально может представлять для Вас интерес в будущем.

«Мы сожалеем, что на данном этапе не смогли содействовать реализации Ваших планов в регионах. Возможно, в следующем году ситуация с обеспечением Интернет будет более благоприятна, и тогда эти планы будут реализованы, — предлагаем Вам направить их на рассмотрение в ….

«Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий».

«В случае если обстоятельства в ближайшее время изменятся, мы охотно вернемся к рассмотрению Вашей заявки».

Многие специалисты кадровой службы не отвечают на высланные резюме, ссылаясь на нехватку времени. Тем не менее, это не очень вежливо, ведь люди, отправившие резюме, ждут результатов, надеются и хотят знать о судьбе вакансии, которая им приглянулась. Как вариант, используют универсальное письмо-отказ.

Предлагаем рассмотреть универсальное письмо-отказ на резюме:

«Мы тщательно ознакомились с Вашим резюме, но вынуждены отказать. Ваша кандидатура не отвечает некоторым требованиям, которые предъявляются к претендентам на данную вакансию. Благодарим Вас за внимание к нашей компании и желаем удачи».

Предлагаем это же универсальное письмо трансформировать, используя 9 секретов:

«Добрый день, Сергей!

Благодарим за присланное резюме и сообщаем результаты конкурса на вакантную должность Х в ХХХ компании. Кадровая служба компании тщательно изучила Ваше резюме. Мы понимаем, как важно для Вас выиграть конкурс и получить эту вакансию. Действительно, Ваши опыт и знания заслуживают внимания. К сожалению, в данный момент позитивное решение принято в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач. Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий.

С уважением,…»

Письма-отказы, написанные с использованием предложенных девяти секретов, помогут автору (компании-отправителю) создать имидж грамотного, корректного, цивилизованного делового собеседника.