Составление и оформление протоколов заседаний, собраний, конференций

Протокол – документ, в котором зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях. Поэтому, с одной стороны, протокол может быть информационным документом (содержащим информацию о ходе обсуждения управленческих вопросов), с другой – это распорядительный документ, т.к. содержит постановляющую часть.

Протокол документирует деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как президиум, профсоюзный комитет. Обязательно протокол ведётся на собраниях, конференциях, семинарах, совещаниях.

Ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в протоколе несёт секретарь. Протокол должен быть оформлен не позднее 5 дней со дня заседания.

Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (протокол), дата и номер протокола, место составления протокола, заголовок к тексту, текст, подписи.

Протокол должен отражать содержание заседания, собрания, отвечать требованиям полноты и достоверности информации.

Нумерация протоколов собраний, заседаний профсоюзного комитета ведётся в пределах календарного года.

Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола должна включать следующие вопросы:

• кто руководит проведением протоколируемого мероприятия;
• кто вёл протокол;
• кто присутствовал на совещании (заседании, собрании);
• кто был приглашён (при необходимости) на совещание, заседание, собрание;
• какие вопросы обсуждались на совещании, заседании, собрании.

Информация о председателе, секретаре, присутствующих и приглашённых включает фамилии и инициалы должностных лиц. Дополнительно для лиц, приглашённых на совещание, указывается занимаемая должность.

На собраниях, где большое количество участников, перечисление присутствующих в водной части нецелесообразно, поэтому составляется отдельный список присутствующих на собрании, а в разделе «присутствовали», указывается общее количество присутствующих, со ссылкой на прилагаемый список.

Например:

Приложение к протоколу конференции трудового коллектива КГПУ от 23.03.2004 № 1 Список присутствующих на собрании трудового коллектива КГПУ
№/№	Ф.И.О.	Структурное подразделение, должность	Личная подпись работника
			4
Секретарь личная подпись И.О. Фамилия

Разделы «присутствовали» и «приглашённые» важны для протокола, т.к. влияют на юридическую силу документа. Для протоколов коллегиальных органов, собраний важно указывать общее количество членов коллегиального органа, трудового коллектива, необходимых присутствовать.

Рассматриваемые вопросы перечисляются в разделе «Повестка дня». Формулировка вопросов повестки дня должна начинаться с предлогов «о» (об), наименование должности и фамилия докладчика пишется в родительном падеже.

Например:

Повестка дня:

1. О выполнении коллективного договора за 2013 год. Доклад ректора Н.И. Петрова

2. О внесении изменений в Устав. Сообщение проректора Т.И. Тихонова.

Основная часть текста протокола излагается в соответствии с вопросами повестки дня. Построение каждого вопроса осуществляется по схеме: Слушали – выступили – постановили (решили). Эти слова печатают прописными буквами.

Принимаемые решения коллегиального органа (профкома, президиума) требуют голосования. В этом случае после раздела Постановили указывается:

ГОЛОСОВАНИЕ: единогласно

или

ГОЛОСОВАЛИ: за — …против — …воздержались

Например: форма полного протокола

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью. Протокол подписывается председателем и секретарём. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.д.

Решения, принятые на заседании, доводятся до членов профсоюзной организации в виде копии самого протокола или выписки, постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.

Протоколы относятся к числу важных документов профсоюзной организации, поэтому хранятся не менее 10 лет и передаются на архивное хранение.

По объёму фиксированных данных, в зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола:

1. Краткая, в тексте которых указывается лишь постановление.
2. Сокращённая, в тексте которых печатают фамилии выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается решением или постановлением.
3. Полная, в тексте которых кроме постановлений, кратко записывают выступления докладчиков и других участников собрания, совещания, заседания.
4. Стенографическая, форма протокола составляется на основе стенографического отчёта: о заседании (стенограммы) и дословно передаёт процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Полные и стенографические протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания.

Например: форма краткого протокола

Пример краткого протокола

ПРОФСОЮЗ РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Красноярская краевая организация

Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева

660049 г. Красноярск тел. (3912) 23-23-16

улица Лебедевой 89 E—mail prof@edk.krasnoyarsk.ru

ПРОТОКОЛ

заседания президиума профсоюзного комитета

28 октября 2013 №14

Председатель: Белова Е.Н.

Секретарь: Моисеева В.Н.

Присутствовали члены президиума из 11 человек – 9 человек, в том числе: Смирнова Ю.Н., Иванова Е.В., Арнольд Е.В., Моисеева В.Н., Дзяугис С.В., Ценюга И.Н., Багдасарьян И.С., Коваленко Т.Д.

Повестка дня:

1.Об итогах участия во Всероссийской акции протеста 15 октября 2013 года профсоюзной организации КГПУ

Сообщение: зам. председателя Ценюга И.Н.

Постановили:

1.1 Информацию об участии во Всероссийской акции протеста 15 октября 2013 года принять к сведению.

1.2 Выразить благодарность первичным профсоюзным организациям, принявшим активное участие во Всероссийской акции работников образования.

Голосование: единогласно

2.Об информационной работе в профсоюзной организации.

Доклад председателя организационно-массовой комиссии профкома Моисеевой В.Н.

Постановили:

2.1 Принять к сведению информацию об информационной работе в профорганизации.

2.2 Выписать газету «Мой профсоюз» в 3-х экземплярах.

ответственная Моисеева В.Н.

2.3. Оформить стенд профсоюзной информации в учебном корпусе № 4 и № 5

ответственная Багдасарьян И.С. до 01.12.2013

Голосование: единогласно

Председатель Белова Е.Н. Белова

Секретарь Моисеева В.Н. Моисеева

Пример сокращённого протокола

ПРОФСОЮЗ РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Красноярская краевая организация

Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева

660049 г. Красноярск тел. (3912) 23-23-16

улица Лебедевой 89 E—mail prof@edk.krasnoyarsk.ru

заседания президиума профсоюзного комитета

28 октября 2013 г. № 14

Председатель: Белова Е.Н.

Секретарь: Моисеева В.Н.

Присутствовали члены президиума из 11 человек – 9 человек, в том числе: Смирнова Ю.Н., Иванова Е.В., Арнольд Е.В., Моисеева В.Н., Дзяугис С.В., Ценюга И.Н., Багдасарьян И.С., Коваленко Т.Д.

Повестка дня:

1.Об итогах участия во Всероссийской акции протеста 15 октября 2013 года профсоюзной организации КГПУ

Сообщение: зам. председателя Ценюга И.Н.

Постановили:

1.1 Принять к сведению информацию об участии во Всероссийской акции протеста 15 октября 2013 года.

1.2 Выразить благодарность первичным профсоюзным организациям, принявшим активное участие во Всероссийской акции работников образования.

Голосование: единогласно

2.Об информационной работе в профсоюзной организации.

Доклад председателя организационно-массовой комиссии профкома Моисеевой В.Н.

Постановили:

2.1 Принять к сведению информацию об информационной работе в профорганизации.

2.2 Выписать газету «Мой профсоюз» в 3-х экземплярах

ответственная Моисеева В.Н.

2.3. Оформить стенд профсоюзной информации в учебном корпусе № 4 и № 5

ответственная Багдасарьян И.С. до 01.12.2013

Голосование: единогласно

Председатель Белова Е.Н. Белова

Секретарь Моисеева В.Н. Моисеева

В практике часто оформляем выписки из протоколов. Выписка из протокола копирует части текста подлинного протокола. Поэтому содержит все реквизиты заголовочной части протокола и отдельные реквизиты основной части текста протокола: «Слушали» — «Постановили» — «Голосование». Выписку из протокола подписывает секретарь, он составляет завершительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка даётся для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

Например:

ПРОФСОЮЗ РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Красноярская краевая организация

Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева

660049 г. Красноярск тел. (3912) 23-23-16

улица Лебедевой 89 E—mail prof@edk.krasnoyarsk.ru

ВЫПИСКА из ПРОТОКОЛА

заседания президиума профсоюзного комитета

28 октября 2013 г. № 14

Председатель: Белова Е.Н.

Секретарь: Моисеева В.Н.

Присутствовали члены президиума из 11 человек – 9 человек, в том числе: Смирнова Ю.Н., Иванова Е.В., Арнольд Е.В., Моисеева В.Н., Дзяугис С.В., Ценюга И.Н., Багдасарьян И.С., Коваленко Т.Д.

Повестка дня:

2.Об информационной работе в профсоюзной организации.

2.Слушали: Моисееву в.н.

Выступили: Арнольд Е.В., Белова Е.Н.

Постановили:

2.1 Принять к сведению информацию об информационной работе профорганизации.

2.2 Выписать газету «Мой профсоюз» в 3-х экземплярах.

ответственная Моисеева В.Н.

2.3. Оформить стенд профсоюзной информации в учебном корпусе № 4 и № 5

ответственная Багдасарьян И.С. до 01.12.2013

Голосование: единогласно

Председатель Белова Е.Н. Белова

Секретарь Моисеева В.Н. Моисеева

Протокол совещания: правила составления [+ образец]

Вопросы, рассмотренные в материале:

1. Для чего нужен протокол проведения совещания
2. Темы протокола совещания
3. Основные типы совещаний
4. 3 случая, когда прибегают к протоколированию
5. Кто должен составлять протокол совещания
6. Как оформить протокол совещания: план и организация
7. Как вести протокол совещания: правила и нюансы
8. Пример оформления протокола совещания
9. Что собой представляет протокол оперативного совещания
10. Полезные рекомендации, как сэкономить время при ведении совещания
11. Выводы о ведении протокола совещания

Если вы знаете, как именно составлять протокол совещания, тогда каждая подобная деловая встреча будет плодотворной и ведущей ваш бизнес к постоянному росту и развитию.

Но чтобы это произошло, важно соблюдать правила и этапы протоколирования, а именно, понимать, как подготовиться к мероприятию, какие детали фиксировать в документе, как грамотно всё это оформить и затем хранить. Если вы хотите узнать все основы и тонкости данного процесса, то читайте далее нашу статью.

Для чего нужен протокол проведения совещания

Специальный документ, который составляется с целью фиксирования всех основных вопросов, обсуждаемых на собраниях трудового коллектива, в деловой практике называется протоколом совещания. Законодательство не требует обязательного ведения таких протоколов, чаще всего порядок их оформления закреплен во внутреннем документообороте организации. Тем не менее иногда это бывает просто необходимо.

Независимо от того, в какой сфере действует фирма, каковы масштабы ее деятельности и численность персонала, периодически везде проводятся собрания коллег с целью обсуждения тактических и стратегических целей функционирования предприятия. Это нужно для того, чтобы вовремя определить пути развития бизнеса и способы решения текущих задач.

Не все подобные собрания фиксируются протоколами, и это вполне нормально. Руководство предприятия может самостоятельно решать, какие совещания должны быть запротоколированы, а какие нет.

Главная цель ведения подобных актов – фиксация всех основных вопросов, обсуждаемых на собрании, предложений, выдвинутых сотрудниками, и принятых решений.

Лучше, когда протоколы ведутся подробно, и вся информация прописывается особенно тщательно.

Чаще всего данный документ составляется в обязательном порядке, когда на собраниях обсуждаются стратегически важные для организации вопросы или в них участвуют представители фирм-партнеров, государственных органов, иных служб.

Основными функциями ведения протоколов совещания являются:

• Закрепление на бумажном носителе информации о количестве сотрудников, присутствующих на собрании, а также имен выступавших коллег.
• Фиксирование ключевых вопросов, обсуждаемых на совещании.
• Документальное отображение решений, принятых в процессе коллегиального обсуждения основных проблем фирмы.

Другими словами, протокол рабочего совещания призван регистрировать все решения, которые были приняты к исполнению в результате совместного обсуждения трудовым коллективом целей и задач деятельности предприятия.

Темы протокола совещания

Оформляя протокол совещания предприятия, в нем указывают:

• пути устранения текущих проблем в деятельности фирмы;
• цели стратегического развития;
• методы антикризисного управления компанией;
• варианты распределения доходов предприятия;
• основные направления инвестирования свободных средств организации;
• вопросы управления кадрами, ресурсами, финансами и т. д.

Руководство хозяйствующего субъекта должно заранее постановить, необходимо ли оформлять протокол хода очередного собрания коллектива. Если принимается такое решение, то секретарь совещания готовит образец данного документа в составе прочих бумаг.

Основные типы совещаний

Чтобы каждое собрание трудового коллектива фирмы было успешным и плодотворным, к нему важно основательно подготовиться. Ответственность за это лежит на руководителе организации. В первую очередь нужно определить, к какому типу совещаний относится предстоящее собрание:

1. Обучающее. Его цель — повышение уровня профессиональной квалификации кадров.
2. Информационное. Проводится для осведомления коллектива о важных вопросах в деятельности фирмы.
3. Разъяснительное. На нем руководство поясняет персоналу пути решения определенных задач организации.
4. Проблемное. Его организуют для того, чтобы коллективно разработать план преодоления кризисной ситуации на предприятии.

3 случая, когда прибегают к протоколированию

Подготовка протокола совещания – не такая простая задача, как может показаться на первый взгляд. Это связано с тем, что в данном документе необходимо указать очень большой объем информации, который чаще всего не ограничивается парой страниц текста. Для того чтобы акт был составлен корректно и никакие детали не были упущены, лучше приступить к его подготовке заранее, сделав определенный проект протокола совещания. Но прежде важно определиться, какого типа мероприятие необходимо будет в нем зафиксировать и как должен быть оформлен сам документ. Далее обсудим, какие именно собрания важно протоколировать и как это делать правильно.

1. Совещание

   Данный тип мероприятий может проводиться согласно годовому плану предприятия, а также срочно или вне очереди.

   Если оно запланированное, то для секретаря это существенно облегчает ход работы. Можно заранее составить шаблон протокола и наметить основные вопросы, которые будут обсуждаться. Это сократит время на заполнение документа во время совещания.

   В данном случае в протоколе указываются вопросы, которые планово решаются из года в год, текущие задачи и цели фирмы. Помимо этого, уточняют список лиц, ответственных за принятие решений, а также основные выводы и предложения.

2. Заседание

   Данное мероприятие имеет несколько разновидностей. Выделяют заседания органов управления, учредителей, экспертной комиссии. Обычно на такого рода переговорах обсуждают не текущие задачи, а более глобальные цели деятельности компании. Поэтому заседания чаще всего бывают довольно затяжными.

   Например, на них рассматривают, насколько эффективно фирма работала в последние годы, и определяют на основании этого направления дальнейшего развития. То есть, если совещание проводят для решения текущих задач, то заседание – для обсуждения стратегических вопросов.

   Протокол хода заседания также должен фиксировать все обсуждаемые на нем темы. При этом могут отсутствовать конкретно принятые решения, но все основные события переговоров должны быть отображены в данном документе.

   Читайте нашу статью «Стратегия голубого океана: что это и как применить в своём бизнесе».

   Отличительной особенностью заседания экспертной комиссии является то, что оно должно проводиться ежегодно, а вопросы, обсуждаемые на нем, обычно не меняются из раза в раз. Например, на таком собрании утверждают номенклатуру дел, перечень документов, подлежащих уничтожению и т. п. Если будут ликвидированы бумаги без официально оформленного протокола, то это может быть расценено как незаконная процедура. При этом сама форма документа может дублироваться.

3. Собрание

   Собрание и заседание – схожие мероприятия, поэтому протоколы для них оформляются практически одинаково. Разница в том, что на заседании обычно присутствует ограниченный круг лиц, в то время как в собрании может участвовать весь трудовой коллектив. Поэтому и количество участников собрания, и сроки его проведения могут быть в разы больше. Бывает довольно проблематично заполнять протокол в ходе самого мероприятия, гораздо удобнее воспользоваться записывающими устройствами, а документально оформить все после его завершения.

   Используя аудио или видеозаписи, можно без труда заполнить бланк протокола. При этом не обязательно подробно записывать предложения каждого выступающего.

   Обычно, чтобы принять решение на собрании, прибегают к методу голосования. Поэтому в протоколе фиксируются лишь обсуждаемые вопросы, количество присутствующих, проголосовавших «за», «против» и воздержавшихся.

Кто должен составлять протокол совещания

Задача контроля оформления протокола совещания обычно ложится на одного из делопроизводителей отдела кадров, личного помощника директора организации или другого сотрудника, занимающего должность секретаря. Руководство может назначить его заранее или непосредственно перед началом проведения мероприятия. Иногда, если собрание проводится в закрытом режиме и круг его участников сильно ограничен, ответственный за ведение протокола назначается из числа присутствующих независимо от должности.

Если данный документ сотрудник заполняет впервые, для удобства ему предоставляют образец или шаблон, где последовательно и корректно фиксируются все вопросы, обсуждаемые на совещании.

Как оформить протокол совещания: план и организация

Как уже отмечалось выше, законодательство Российской Федерации не предусматривает разработку определенной формы и содержания такого документа, как протокол совещания. Обычно предприятие использует для этих целей фирменный бланк. При этом для каждого конкретного случая может быть разработан свой шаблон протокола (например, заседание экспертной комиссии, общее собрание трудового коллектива, совещание отдела и т. п.).

Протокол совещания содержит:

1. Официальное юридическое наименование организации, номер и дату протокола. Обычно нумерация таких документов сквозная, последовательная с начала каждого календарного года.

2. Состав участников собрания:

• председатель комиссии;
• секретарь, отвечающий за составление протокола;
• прочие участники – указываются в конце документа.

3. Повестка дня – основные вопросы, которые нуждаются в обсуждении. Их перечень составляется заранее (обычно участников собрания предупреждают, по какому поводу их собирают на переговоры).

4. Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, выдвинутые предложения).

5. Решения протокола совещания, которые были приняты в результате переговоров.

6. Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).

7. Также к протоколу может быть оформлено приложение. Там указывают документы, которые прикрепляются к материалам собрания, аудио или видеофайлы. В перечне приложенных документов указывают, сколько страниц они содержат, копия это или оригинал, их полное наименование.

Как вести протокол совещания: правила и нюансы

1. Правила проведения совещания следующие:

• Сотруднику, ответственному за оформление протокола, предоставляется полный список всех участников собрания.
• Выступающие заранее готовят доклады по тем вопросам, которыми они непосредственно занимаются в ходе своей профессиональной деятельности.
• Проводящему совещание выдаются копии докладов или тем, принятых к обсуждению, с целью ускорения процесса заполнения протокола.
• Секретарь собрания регистрирует всех участников. Для удобства можно использовать систему записи при входе в конференц-зал: так повышается качество фиксации и ускоряется процесс переписи сотрудников.

Когда в собрании участвует большое количество человек, регистрацию могут проводить сразу несколько работников. Заполнять протокол также допустимо совместно.

До начала собрания утверждается регламент проведения совещания и вывешивается на видном месте, чтобы все могли с ним ознакомиться.

2. Нюансы заполнения протокола совещания

Заполняя форму протокола совещания, важно учитывать следующее:

• В данном документе не фиксируют прямую речь выступающих.
• Стиль изложения должен быть деловым, без эмоциональной окраски и личных комментариев.
• Предложения сотрудников необходимо записывать обезличенно, в общем смысле.
• Указывать нужно только те решения, которые были одобрены руководством.

Если директор организации захочет получить пояснения по определенному предложению, он сможет уточнить их непосредственно у сотрудника, а не в протоколе совещания.

Дословно приводить чьи-то высказывания также не нужно. Достаточно передать суть выступления сотрудника.

В результате, заполненный протокол должен содержать следующую информацию:

• Основные темы совещания.
• Вопросы, вынесенные на обсуждение.
• Принятые решения по проблемам.

Отметим, что всё же бывают случаи, когда фиксировать доклады и предложения важно довольно подробно. Обычно это обговаривается заранее, если информация касается особенно важных вопросов, обсуждаемых на заседании.

Петр Осипов о развитии | Бизнес Молодость | 5 ПРИЧИН твоего низкого результата и 5 решений!

Пример оформления протокола совещания

Чтобы лучше понять, как составить протокол совещания, рассмотрим примеры и нюансы.

1. Содержание протокола

• Наименование, дата и номер протокола

  Наименование протокола должно содержать название органа, проводящего собрание. Например, «Протокол заседания высшей аттестационной комиссии», «Протокол совещания экспертной комиссии» и т.д.

  Дата протокола должна совпадать с датой проведения мероприятия, даже если сам документ оформлялся после или шаблон был сделан заранее. Если собрание длилось на протяжении нескольких дней, то в протоколе необходимо указать даты его начала и окончания.

  Например: 12-15.01.2020.

  Номер протокола – порядковый номер документа в пределах текущего календарного года или срока действия органа управления.

  В тексте данного документа указывают следующую информацию:

  Читайте нашу статью «Организационная структура предприятия: основные виды, их плюсы и минусы».

• Преамбула

  В данной части помимо названия протокола указываются председателя и секретаря собрания. Далее с нового абзаца прописывают подзаголовок «Присутствовали» и перечисляют фамилии и инициалы приглашенных сотрудников по алфавиту, а также их должности.

  Если собрание подразумевает участие в нем представителей других организаций и учреждений, то с новой строки указывают подзаголовок «Приглашенные» и перечисляют их, дополнительно уточнив место работы сторонних лиц.

  Также в преамбуле прописывают основную повестку дня.

  Это перечень вопросов, которые выносятся на обсуждение трудового коллектива. Помимо тематики здесь указывают фамилии и инициалы докладчиков. Вопросы нумеруются арабскими цифрами и формулируются с использованием предлогов «О» или «Об». Например, «Об утверждении учебных планов на 2020-2021 учебный год», «Об утверждении номенклатуры дел» и т. д.

  У выступавших сотрудников помимо имен уточняют и должности.

• Основная часть протокола

  Согласно перечню вопросов преамбулы протокола оформляется его основная часть. Она включает в себя столько разделов, сколько вопросов выносится на повестку дня.

  Другими словами, если вводная часть документа оформляется по единому образцу, то основная может иметь разное содержание в зависимости от того, обсуждению каких вопросов посвящено совещание.

  Протокол может быть кратким ( оформляется тогда, когда в акте указаны только основные вопросы, данные докладчиков и принятые по проблемам решения). Чаще всего такой тип документа заполняют на оперативных совещаниях.

  Другой тип протокола — полный. Помимо всех данных, указываемых в кратком протоколе, в нем уточняют содержание докладов выступавших сотрудников, вопросы по докладам, высказывания, замечания и мнения других участников переговоров. Такой протокол позволяет дать полную картину совещания.

  Независимо от типа документа, в основной его части выделяют столько же разделов, сколько вопросов перечислено в преамбуле.

  В каждом разделе выделяют подразделы: «Слушали», «Выступили» и «Постановили», которые начинают с красной строки и печатают заглавными буквами. Оформление очень важно, так как позволяет сделать документ структурным и более читабельным, а каждый вопрос и решение по нему выделенным.

  В разделе «Слушали» записывают данные выступающих и тексты докладов. При этом после фамилии и инициалов в именительном падеже ставят среднее тире, а затем уже кратко излагают содержание выступления. Оно записывается от третьего лица. Если текст доклада оформлен отдельным документом, допускается после имени докладчика указать, что запись выступления прилагается к протоколу.

  Тогда в приложении также указывают этот документ.

  В разделе «Выступили» указывают фамилию и инициалы сотрудников, задающих вопросы по докладам, если таковые были зафиксированы. После среднего тире указывается содержание самого вопроса.

  В разделе «Постановили» записывают решение, которое было принято по каждому обсуждаемому вопросу, при этом оно печатается в полном объеме.

  Оформление протокола необходимо делать с применением полуторного межстрочного интервала.

  Заполнением данного документа занимается ответственный секретарь. Он подписывает протокол и в течение трех дней после завершения совещания передает его на подпись председателю.

  Подписи должны быть отделены от текста тремя полуторными интервалами. При этом должность печатают от левого края, а последняя буква фамилии сотрудника, подписывающего протокол, должна быть ограничена правым полем документа.

  Регистрируется протокол совещания в день сбора подписей.

2. Выписка из протокола

Выписка из протокола — это копия его части. Ее готовят в тех случаях, когда необходимо уточнить информацию по какому-либо конкретному вопросу, поднимаемому на совещании. В выписке указывают вводную часть протокола, вопрос, по которому он оформляется, и решение, принятое коллективом. Выписку готовит и подписывает только секретарь. Также на документе он ставит надпись «Верно», что подтверждает достоверность указанной в нем информации. Заверяется протокол от руки, при этом указывается должность, фамилия и инициалы, дата выписки, а также подпись заверяющего.

Иногда выписки из протоколов используют, чтобы довести до сведения персонала решения, принятые по тем или иным вопросам деятельности организации. Для этого секретарь в течение двух дней после совещания готовит выписки и рассылает их по соответствующим структурным подразделениям предприятия с целью осведомления ответственных исполнителей. Такие выписки также подписываются секретарем.

Если выписки направляются сторонним организациям, то помимо подписи на них ставят фирменную печать.

Подлинники протоколов секретарь подшивает в дела. Они сортируются в зависимости от типа совещаний. Например, выделяют «Протоколы общих собраний трудового коллектива», «Протоколы совещания собрания акционеров», «Протоколы заседания экспертной комиссии» и другие. Данные документы располагаются в хронологическом порядке в рамках одного календарного года.

Что представляет собой протокол оперативного совещания

Такие собрания имеют следующие особенности:

• Проводятся с определенной периодичностью, например, раз в месяц.
• Состав участников строго регламентирован.
• Темы и вопросы, обсуждаемые на нем, однотипны.
• Длительность небольшая.

Протокол оперативного совещания готовится по тому же плану, что был рассмотрен выше. Секретарь имеет возможность заранее подготовить шаблон документа, так как вопросы для обсуждения даны изначально. Благодаря этому сам протокол оформляется уже в ходе проведения мероприятия и сразу подается на подпись руководству.

Полезные рекомендации, как сэкономить время при ведении совещания

Исследования показывают, что руководители предприятий тратят на организацию и проведение совещаний от 10 до 50 % своего рабочего времени. Для того чтобы сократить этот показатель, необходимо придерживаться следующих правил:

1. На совещание необходимо выносить только те вопросы, которые требуют коллегиального рассмотрения и не могут быть решены в рабочем порядке.

2. Важно ограничивать круг сотрудников, приглашенных на собрания. Если мероприятие, в котором принимают участие 10 человек, идет около часа, то увеличение числа работников вдвое приведет к прямо пропорциональному увеличению длительности совещания.

3. Информацию, необходимую для проведения переговоров, следует готовить заранее. Отчеты, раздаточный материал, графики, таблицы, сводки, аудио и видеофайлы, презентации должны составлять конкретные специалисты. Их наличие и готовность необходимо проверять секретарю.

За несколько дней до совещания следует:

• составить перечень материалов, необходимых для обсуждения тех или иных вопросов, путем проведения опроса запланированных докладчиков;
• собрать все материалы в электронном виде;
• на бумажных носителях собрать тексты докладов или краткие тезисы по ним.

4. По каждому вопросу, выносимому на обсуждение, должен быть назначен один ответственный сотрудник.

5. На совещаниях не следует устраивать разборки по поиску виновных лиц. Основная цель — найти решение вопроса или проблемы, а не разоблачить чью-то ошибку.

Выводы о ведении протокола совещания

Подведем итоги относительно оформления и хранения протоколов совещания:

1. Форму данного документа утверждает руководство организации или его структурного подразделения.
2. Протокол заполняется прямо во время совещания. Для этого назначается ответственный сотрудник, чаще всего это делопроизводитель, которые исполняет обязанность секретаря заседания.
3. Как написать протокол совещания? Чтобы данные в нем были максимально корректными, допускается фиксирование событий совещания с помощью специальных устройств. Аудио или видеозаписи прикладываются к протоколу. Стенограммы выступлений используются для того, чтобы точно отображать содержание докладов, вопросы и решения, принятые по ним.
4. Обычно протокол составляется в одном экземпляре. Большее количество оригиналов данного документа может понадобиться в том случае, если в заседании принимают участие представители сторонних организаций, например, на этапе ведения переговоров о сотрудничестве.
5. Копии документа можно составлять в неограниченном количестве. Их используют, например, для того, чтобы довести принятые на собрании решения до всех структурных подразделений предприятия. В таком случае каждая копия оформляется личной подписью и печатью руководителя.

Для более достоверного отображения информации используют аудио и видеоматериалы, которые позволяют точно воспроизвести содержание докладов выступающих, вопросы и решения по каждой проблеме, обсуждаемой на совещании.

Руководство компании должно придерживаться следующих правил, чтобы сделать собрания трудового коллектива более эффективными:

• Тему совещания нужно определить заранее. Также важно понимать, какие итоги вы хотите получить от данных переговоров.
• Повестка дня также должна быть разработана заблаговременно. Важно правильно составить перечень вопросов, переходя от простых к более сложным.
• До совещания всех участников необходимо ознакомить с повесткой дня.
• Важно заранее определить круг лиц, присутствие которых на собрании желательно, и своевременно оповестить их об этом. Если кто-то не может посетить собрание, необходимо подготовить для него копию протокола.
• Заранее необходимо определить, где будет проходить заседание. Продуктивность и эффективность переговоров во многом зависит от деловой обстановки.

В результате протокол совещания оформляют в одном экземпляре, а при необходимости делают нужное количество копий.

Данный документ подписывается секретарем, руководителем и членами заседания.

Составляют протокол на белом листе бумаги формата А4 либо на фирменном бланке организации. Законодательно данный вопрос никак не регламентируется, поэтому каждая фирма может решать самостоятельно, как именно оформлять протокол — от руки или в печатном виде. Необязательно заверять документ печатью предприятия, так как с 2016 года юридические лица могут не использовать штампы для внутренней документации.

Когда протокол совещания заполнен, оформлен соответствующими подписями и печатями, его помещают на хранение с другими документами, фиксирующими собрания в организации. По прошествии определенного срока эти документы отправляются на хранение в архив, где они должны находиться не менее трех лет (согласно законодательству) или более длительный срок, если это регламентировано внутренними распоряжениями фирмы. Далее архивированные протоколы уничтожаются в порядке, установленном законодательством РФ.

Читайте нашу статью «Номинальный директор: административная, уголовная и налоговая ответственность».

Итак, в любой организации с определенной периодичностью проводятся совещания трудовых коллективов. Они необходимы для решения как текущих, так и стратегических задач фирмы, обсуждения острых вопросов, путей развития и антикризисного управления. Не все собрания оформляются протоколами, это допустимо. Руководство организации может самостоятельно решать, какие мероприятия необходимо оформлять документально, а какие можно проводить без протокола.

ПРИНЯТЬ РЕШЕНИЕ ЖИТЬ ПО-ДРУГОМУ! | Разбор с Петром Осиповым. Бизнес Молодость

Протокол совещания

Протокол совещания – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк протокола совещания .doc Скачать образец заполнения протокола совещания .doc

Роль протокола

Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.

Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.

Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.

Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.

Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.

Порядок проведения совещания

Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.

С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.

Кто должен оформлять протокол

Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании. При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.

Составление протокола

На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:

• номер документа;
• дата создания;
• наименование организации;
• населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие;
• список лиц, присутствующих на совещании (с внесением их должностей, ФИО);
• данные по председателю совещания и секретаря;
• повестка дня (т.е. те вопросы, которые необходимо решить);
• факт проведения голосования (если оно проводилось) и его итоги;
• результат совещания.

Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.

При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.

Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.

Основные правила оформления протокола

Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено.

Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания.

Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере. Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы.

Содержание и хранение протокола

После оформления и надлежащего визирования протокол должен содержаться вместе с другими документами фирмы, фиксирующими внутренние совещания, переговоры и заседания. После утраты актуальности его следует отправить на хранение в архив предприятия, где он должен находиться установленный законом или внутренними локальными актами компании срок (не меньше 3 лет), после чего он может быть подвергнут утилизации (эта процедура также должна проводиться строго в определенном законом порядке).